◆　　　　　　　　　　　　　古代管理拾贝 　　　　　　　　　　　　　　　·泽熙· 　　我们知道，在一些古代文明的国家和社会里，管理已经达到了相当高的水平， 可以和现代管理形成有趣的对比。我们不妨以现代管理的方式来欣赏三种古代的 管理和工作方式，以及给我们留下的借鉴和启示。 　　　　　　　　　　　　埃及金字塔的物流管理 　　喜爱历史和旅游的人都知道，埃及吉萨高地的金字塔是古老的世界奇迹之一。 其中最大的契奥普斯金字塔又叫大金字塔（ｔｈｅ　Ｇｒｅａｔ　Ｐｙｒａｍｉ ｄ）。根据１９９９年６月美国《土木工程》介绍，一支由埃及和美国共同组成 的，包括两国的埃及考古学者（Ｅｇｙｔｏｌｏｇｉｓｔｓ）和一家国际建筑管 理公司一起，运用现代建筑管理的方法对大金字塔的建筑管理技术等进行了考查， 包括建造者的数目、持续的时间等。揭开了许多历尽几个世纪的谜。 　　毫无疑问，建造如此浩大的工程，必然要求有复杂的建筑项目管理。它要求 从整个埃及王国调用原材料、安置住房、发放几千劳工的收入，并有完整的时间 安排，即需要在法老死亡以前完成。即使对于今天的物流管理者来讲，把所有的 事情在准确的时间、准确的数量和保证的质量集中在一起也是一个巨大的挑战。 　　而且对于埃及的“管理者”来讲，还需要懂得尼罗河的涨落、精确地辨别星 体的方位、计算金字塔的复杂结构，或把相关的知识人员组织起来；以及准备铜 制（当时还没有铁）的基本工具，包括锯子、凿子、榔头，并组织练习等等。 　　因此有人评论道：如果你觉得管理今天的工程复杂，就去尝试建造大金字塔 吧！从这个意义上来讲，人类对建筑项目的管理至少在公元前２５５０年，当大 金字塔诞生的时候就形成了。 　　根据考查队项目管理的比较推测，全部工程平均动用了劳动力１３，０００ 人，最高时达到４０，０００人，进行了２到３年的准备、５年的建造，另有２ 年进行斜面拆除、装饰和其他辅助工作。从供养这支劳动大军的埃及经济实力来 看，当时的人口在１百万到１百５０万之间。 　　由此，考查队不得不钦佩当时埃及人的管理技巧、行政措施和计划能力。 　　　　　　　　　　　　印加人的多重时间尺度 　　南美洲印加人（Ｉｎｃａｓ）的时间观念和现代人大不相同，他们并不认为 时间是直线式的，而把时间看作是多维拱型尺度的中心。他们没有区分工作时间 和个人闲暇时间，把生活、工作和信仰融合在一起，目的在于保存人与人之间、 人与自然之间的和谐。因此，在同一个时间里可以实现多重的目的。 　　从１１３４年开始，印加人大约有４００年的统治历史，统治的区域比罗马 帝国还要大，跨越现在的秘鲁、厄瓜多尔、哥伦比亚、巴拿马、玻利维亚、智利 和阿根廷。１６世纪被西班牙人比撤罗（Ｐｉｚａｒｒｏ）征服以后，印加人的 时间观念和现代时间观念发生了冲突。有记录表明，印加劳工受到了工作上的虐 待。 　　尽管西班牙殖民者强加给他们工作的负担是沉重的，但并不及印加统治者。 虐待的差别在于：印加人和西班牙人有不同的工作规则，其中包含着两个不同的 时间尺度。西班牙人首先考虑的是工作与生产的分离，增加生产的节奏；而印加 人却习惯了自己慢的融合生活和工作为一体的节奏。西班牙人忽略了古老印加人 的生活方式，破坏了他们对实现多重目标的时间框架的意识，打破了他们的生活 与世界的和谐，使他们在精神上也受到了虐待。 　　和古老的印度文化一样，印加人把时间看作是循环的，过去发生的事将在未 来重新发生。和阿兹台克人一样受太阳周而复始的启示，印加人认为地球上的生 命可以分为四个“时期”（ｅｐｏｃｈ），就像一年的四个季度一样，随着太阳 的升降而流逝。但不知什么事件导致印加人的宇宙观发生了的逆变，出现了一个 “伯雀孔”（Ｐａｃｈａｃｕｔｉ，字面意义是“空间时间毁灭”），可以淹没 过去、摧毁未来，把“时期”停留在现在。因此，印加人开始把自己看作是最后 一个“时期”的“伯雀孔”并探索阻止下一个“时期”的到来。 　　他们担心，测量时间可能是一个不祥的征兆：会导致激烈的动荡并改变他们 的生活。这使得他们建立一个强力的政府来稳定变化的力量，并使公民的生活在 和谐起来，目的是阻止时间的流逝。为此，和谐成为他们压倒一切的目标，战争 的目的不是消灭敌人，而是迫使他们克守和谐。因此，印加人的工作规则不仅是 获得物质上的需要，也是为了维持与社区的和谐的双重目标。西班牙人区分工作 时间和个人时间对他们来讲毫无意义。 　　尽管这是古代和现代的差别和冲突，但是对信息时代却有借鉴。譬如家庭办 公模糊了工作和个人的时间界线，互联网２４小时运行也模糊了工作和娱乐的界 线。在同一时间实现多重目标似乎又开始卷土重来。 　　　　　　　　　　　　　罗马人的档案管理 　　档案保存作为职业也许和社会群体具有同样长的历史，纪念品、委托品、契 约和判决书等等，都是古代档案管理的对象。古代中东人用泥制的字版保存记录， 中国则用竹简。在古老文明的世界里，建立在稳定社会基础之上的先进官僚体制 都把档案管理放在重要位置。 　　古希腊人创造了城邦一级的文件制作和保藏，并且对收藏文件的庙宇始终保 持着警惕。亚历山大从波斯人那里继承了巴比伦的档案管理系统，并把它扩展到 了整个帝国。而罗马帝国一开始就开发出了一个很好的档案管理体制。古代罗马 的档案管理距今至少２０００年，从罗马共和国到它的继承者罗马帝国。 　　最初，因为纸莎草的昂贵和陶器的易碎，罗马人创造了用木板记录文件。他 们把文件刻在木片上，并把相关的文件组织在一起叫“ｃｏｄｅｘ”（抄本）， 类似于我们今天的文件夹。在每部抄本内，文件都被连续地编号以便以后的检索。 而且把大量的抄本都集中在固定的房子里。 　　公元前７９年，罗马人营造了文件管理库“Ｔａｂｕｌａｒｉｕｍ”，有人 说“集中了所有罗马共和国的文件资料”，白天可以向所有的罗马市民开放。实 际上，共和政府还掌管了一个国库“Ａｅｒａｒｉｕｍ”，这里的文件只对执政 官和其他公共官员开放。 　　但是到了罗马帝国时期，Ｔａｂｕｌａｒｉｕｍ失去了它的中心位置，执政 官的权力增大了，但档案管理中心却分散到了省和更低的行政政府。因此在西方 历史上，罗马帝国创造了一个“全国性”的档案管理系统。在行政的不同级别和 区域形成了集中和分散的档案管理体系，这也是今天国家档案管理设施的原型。 　　据说，在古代的西方世界里，档案保存在帝国罗马达到了顶点。罗马人不仅 在罗马，而且在希腊、埃及，以及其他整个被占领的殖民土地上，都建立起来了 复杂的档案管理的基础设施。实际上，文件保存系统已经成为罗马行政系统得以 依赖的法律基础的一部分。 　　在登记管理方面，罗马人也有首创，即档案登记系统，它为后来的德国和英 国所继承，并由英国传播到世界。档案登记系统是今天普遍使用的文件保管的一 个基本系统，它的主要特征就是使用登记册，当文件在使用时可以追踪它们的流 动。 　　罗马行政官通常有私人的笔记，叫“ｃｏｍｍｅｎｔａｒｉｉ”，他们被汇 集到每天的法庭刊物，叫“ｃｏｍｍｅｎｔａｒｉｉ　ｄｉａｒｎｉ”。在入口 处，这些刊物都按时间顺序为进来和出去的的文件进行编排，包括法庭过程的记 录、当事人提交的证据、以及其他资料。这些刊物被认为是最早的登记册：记录 现存文件的小册子。 　　中世纪的登记办公室多少有些和我们今天的类似。在欧洲的诸王国里，有了 皇家的家庭档案馆或秘书办公室来处理文件记录。最初，原始的登记表把文件分 为二个系列：一个记录进来的文件和另一个记录出去的文件。他们积累和控制文 件的方法是为每一份文件编上进和出二个数字，甚至加上作者和主题。但是，当 文件的数量越来越大，主题变得越来越多的时候，整个体系变得复杂起来，二个 系列分离的做法难以维持，因此在第１７世纪到１９世纪之间，欧洲的登记制度 逐渐把他们合并成为一个系统。以后经过德国和英国的改造，它成为了一种现代 的档案管理方法。 　　我们注意到，古代人创造档案管理的方法多种多样，但开创一种科学的管理 方法并非容易，而且改进是极其缓慢的。现在，人们研究的登记方法是注册自动 化。在今天的美国，计算机档案管理软件已经基本取代了手工登记，但原理上还 是来自于罗马人创造的方法。 （２０００年９月６日于美国）